Az elektronikus foglalkoztatotti bejelentések korszerűsítése
✎ dr. Szalóki István
A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) webes felületen működő Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazása (ONYA) az önkiszolgáló lehetőségek növelését hivatott szolgálni, nem igényli az adózó jelentős közrehatását, esetleges felhasználói szintnél nagyobb informatikai hozzáértését. Emellett megad minden szakmai információt, mely az adókötelezettség teljesítéséhez szükséges.
Használata során az adózónak nem kell különböző keretprogramokat és sablonokat telepítenie, azok verzióit frissítenie, ahhoz
- egy okoseszközre (pl.: okostelefonra),
- egy, az eszközön telepített internetesböngészőre,
- érvényes KAÜ regisztrációra és azonosítási módra és
- internetkapcsolatra
van szükség.
Az ONYA webes felületén keresztül beküldött nyilatkozatok, adat- és változásbejelentések, valamint bevallások joghatásukat tekintve teljes egészében megegyeznek a NAV által rendszeresített adatlapokon, bevallásokon, nyilatkozatokon keresztül tett bejelentések joghatásaival.
Az ONYA egy olyan elektronikusan elérhető alkalmazás, melynek használatakor az adózónak azonosítani kell magát, méghozzá hiteles elektronikus módon. A közigazgatási szervek előtt elektronikusan indítandó, indítható ügyeink intézése során 2018-tól a KAÜ (központi azonosítási ügynök) azonosítási szolgáltatás segítségével tudjuk azonosítani személyünket.
Az azonosítási módok köre folyamatosan bővül, az elektronikus felületet használók körében továbbra is a legnépszerűbb, legismertebb az Ügyfélkapus azonosítás.
A hiteles elektronikus azonosítás teszi lehetővé azt, hogy a NAV úgy mutathatja meg a nyilvántartásában tárolt, tudomására jutott adatokat, és úgy végezhet a bejelentéssel kapcsolatban azonnali hibavizsgálatokat a hatósági nyilvántartással összevetve, hogy közben biztosítja az adatvédelmi és az adótitok védelmére vonatkozó szigorú előírások betartását is. Ebből, és a bejelentés adatainak a nyilvántartásban tárolt adatokkal való összevetéséből származó előnyöket (pl. gyorsabb ügyintézés az azonnali javítás okán), valamennyi ONYA-n elérhető bejelentés megtétele során élvezik az adózók.
Számos digitális ügyintézési lehetőség közül a NAV által biztosított elektronikus szolgáltatások kiemelkednek atekintetben is, hogy azok mindegyikében lehetőség van arra, hogy a magát azonosító természetes személy ne csupán a saját ügyeiben járjon el, hanem olyan magánszemélyek és gazdálkodók nevében is intézkedhessen, akik arra őt felhatalmazták. Ennek a „felhatalmazásnak” a módja a meghatározott személyi kör részére adható állandó meghatalmazás léte és annak előzetes bejelentése a NAV felé.
A sikeres azonosítást követően, ha a felhasználó az adózó más adózók ügyében is eljárhat képviselőként, akkor az egyes szolgáltatások használatát megelőzően azt az adózót (bejelentőt) is szükséges kiválasztania, akinek a nevében a bejelentést be kívánja nyújtani. Az alkalmazás használata során azok közül az adózók (bejelentők) közül lehet választani, akik állandó meghatalmazást adtak a felhasználónak és ezt korábban bejelentették a NAV-hoz.
A kifizető/munkáltató által teljesítendő biztosítotti jogviszonyok adataival kapcsolatos bejelentési kötelezettség teljesítése
Az új szolgáltatás bemutatását megelőzően szükséges megismernünk a ’T1041 jelű adatlap célját, működését, melyen keresztül megérthetjük a „Biztosítotti bejelentés” szolgáltatás bevezetésének kiemelt fontosságát.
2007 óta a kifizetőknek és a munkáltatóknak a biztosítotti jogviszonyt eredményező foglalkoztatással kapcsolatos jogviszony adatokról1 az egészségbiztosítási szerv helyett az állami adó- és vámhatósághoz kell a ’T1041 jelű adatlapon keresztül bejelentést teljesíteniük.
Az adatlapok adatait a NAV megküldi az egészségbiztosítás biztosítotti nyilvántartásának [melyet jelenleg a Nemzeti Egységbiztosítási Alap Kezelője (NEAK) felügyel és vezet], a foglalkoztatás-felügyeleti hatóságnak, valamint az állami foglalkoztatási szervnek, figyelemmel az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (a továbbiakban: Art.) 1. melléklet 6-8. pontjaira.
Fontos kiemelni, hogy a NAV értesül a bejelentések adatairól, és azt továbbítja is a biztosítotti nyilvántartás részére, de a közhiteles biztosítotti nyilvántartást nem a NAV, hanem a NEAK vezeti. Az ún. biztosítotti nyilvántartás a NEAK saját besorolása szerint tartalmazza a foglalkoztatásra irányuló, ún. biztosítotti jogviszonyokat [a társadalombiztosítás ellátásaira jogosultakról, valamint ezen ellátások fedezetéről szóló 2019. évi CXXII. törvény (a továbbiakban: Tbj.) 6. §] és ezen nyilvántartásba történő bejelentés eredményez a bejelentés napjától kezdve egészségbiztosítási és nyugdíjbiztosítási ellátásokra való jogosultságot.
A ’T1041 jelű adatlapon az adózóknak adókötelezettségük teljesítéséhez be kell jelenteniük az Art.
1. melléklet 3. pontja alapján:
- a munkáltató/kifizető nevét és adószámát, valamint a foglalkoztató székhelyét, vagy telephelyét, valamint adott esetben lakóhelyét;
- ad hoc jelleggel, jogutódlás esetén:
- a jogelőd nevét, adószámát;
- a jogutódlás okát (társasági jogutódlás, munkajogi értelemben vett jogutódlás, intézményi fenntartóváltás miatt bekövetkezett jogutódlás);
- a jogutód megalakulásának napját;
- a jogutódlás napját
többes foglalkoztatás esetén ennek tényét és azt, hogy a foglalkoztatottal vagy a munkáltatókkal kapcsolatos bejelentést és változás-bejelentést teljesítenek;
- a biztosítotti jogviszonnyal érintett foglalkoztatott azonosító adatait (viselt nevét, adóazonosító jelét, tajszámát és születési idejét);
- a bejelentés jellegét, ami lehet új biztosítotti jogviszony bejelentése (U), korábban hibásan bejelentett jogviszony adat helyesbítése (H), a korábban bejelentett jogviszony módosítása (M), vagy zárása, másnéven törlése (T);
- a jogviszony konkrét adatait, melyhez minden esetben be kell jelenteni:
- a jogviszony kezdő dátumát,
- határozott idejű foglalkoztatás esetén, ha ismert a jogviszony végdátuma, akkor a jogviszony záródátumát,
- a jogviszony kódját (az egyes jogviszonyokhoz kapcsolódó listát az egészségbiztosítási szerv iránymutatása alapján készít el a NAV);
- egyes jogviszonyok esetében a Foglalkozások Egységes Osztályozási Rendszerének kódját (ismertebb nevén a FEOR kódot);
- a heti munkaidőt, amely általános esetben nem haladhatja meg a 72 órát.
- a jogviszony szünetelésének kezdő és záródátumát, valamint bizonyos esetekben a változás bekövetkezésének dátumát.
A munkáltatók/kifizetők kizárólag elektronikusan, hivatalos elektronikus elérhetőségük útján (ügyfélkapun, cégkapun, vagy hivatali tárhelyen keresztül) tehetnek eleget bejelentési kötelezettségüknek.
Amellett, hogy a bejelentés az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) segítségével kitöltött nyomtatvány elektronikus beküldésével megtehető, a bejelentési kötelezettség 2021. szeptember 1-jétől az ONYA útján is teljesíthető.
A „Biztosítotti bejelentés” szolgáltatás használata az ONYA-n keresztül
A foglalkoztatással kapcsolatos adatbejelentést könnyíti meg a „Biztosítotti bejelentés” szolgáltatás.
A korábban részletezett bejelentkezést és annak a kifizetőnek/munkáltatónak a kiválasztását követően, akinek a nevében az ONYA felületre belépő felhasználó eljár, a belépőnek az „Új nyomtatvány/bejelentés” és „Dokumentumok” megnevezésű menüpontok közti választó oldalon az előbbi opcióra szükséges kattintania a továbblépéshez.
Ha a bejelentkező természetes személy kizárólag saját maga adóügyeiben járhat el, másokéban nem, akkor közvetlenül erre a választó oldalra jut.
A megjelenő menüsorból a legfelsőt, azaz az „Adat- és változásbejelentés” menüpontot, majd a „Biztosítotti bejelentés” szolgáltatást szükséges kiválasztani.
Az új szolgáltatás felépítése követi a ’T1041 bejelentés struktúráját.
A bejelentő adózó nevét/megnevezését, adószámát, címadatait a szolgáltatás a nyilvántartásból azonosító adatként átemeli, úgymond „előtölti”, ezek rögzítésére nincs szükség.
A foglalkoztatót azonosító adatok a „Foglalkoztató adatai”, míg a kifizető/munkáltató által tett nyilatkozatok (pl. a jogutódlással összefüggő; több munkáltató által létesített jogviszony (változás-)bejelentésével kapcsolatos vagy javítást érintő nyilatkozatok) a „Foglalkoztató nyilatkozatai” csempére kattintást követően, a kiválasztott menüpont alatt válnak elérhetővé.
A foglalkoztatott azonosító és jogviszonyával kapcsolatos adatokat – a T1041 jelű nyomtatvány 13. pótlapjáról ismert adattartalom szerint – a „Biztosítottak jogviszony adatai”, míg többes foglalkoztatás esetén a további munkáltatók adatait a „Több munkáltató által létesített munkaviszony foglalkoztatói” csempe alatt érheti el a felhasználó.
A szolgáltatás során a NAV az azonosító adatokat a foglalkoztatottak tekintetében is automatikusan betölti, megjeleníti az adatvédelmi előírások által szabott keretben, ezzel is támogatva a kitöltést és csökkentve a hibák miatti hiánypótlási eljárások számát.
A foglalkoztatott bejelentése a „Biztosítottak jogviszony adatai” menüpontból indítható el. Ha az adózó új biztosítotti jogviszonyt kíván bejelenteni, akkor azt a „Biztosított adatai” mezőcsoporton2 belül az „Új biztosítási jogviszony” funkciógombra kattintást követően teheti meg.
Ha a változás, amit be kell jelenteni olyan jogviszony tekintetében merül fel, melyet a foglalkoztató a ’T1041 jelű adatlapon, vagy az új szolgáltatás elindulását követően ONYA-n korábban bejelentett (újként jelezte vagy lezárta azt), az is egyszerűen, könnyen, a nyilvántartásban szereplő adatok összevetése és az azonnali hibajelzés miatt hibátlanul megtehető.
Ha tehát a bejelentő korábban nyitott, vagy lezárt jogviszonyok adatait kívánja bejelentésében módosítani, akkor ezt a „Bejelentett adatok lekérdezése” funkciógomb megnyomásával teheti meg.
A funkciógomb megnyomását követően egy külön lekérdező panel nyílik meg, amelyben az adózó a keresett jogviszony vonatkozásában további szűrési feltételeket tud megadni. A szűrési feltételek kitöltése nem kötelező, elsősorban azon foglalkoztatók számára jelentős segítség a lehetőség megteremtése, akik/amelyek sok foglalkoztatottal rendelkeznek. Ha az adózó nem emlékszik pontosan a konkrét foglalkoztatott azonosító (adóazonosító jel), vagy a konkrét jogviszony adataira (jogviszony kód, biztosítási jogviszony kezdet, biztosítási jogviszony vége), akkor a „Lekérdezés indítása” gomb megnyomását követően lehetőség van valamennyi NAV által feldolgozott, korábban a foglalkoztató által bejelentett jogviszony adatainak megtekintésére.
Ha a szűrési paramétereknek megfelelő NAV nyilvántartásában szereplő, a foglalkoztató által bejelentett biztosítotti jogviszony adatai léteznek, akkor azt „Sikeres lekérdezés” üzenettel és az esetlegesen megadott lekérdezési paramétereknek megfelelő, megjelenített jogviszonyok számának visszajelzésével jelzi vissza az alkalmazás a felhasználó részére. Szűrési paraméter nélkül a NAV valamennyi, a foglalkoztató által bejelentett, a NAV nyilvántartásában tárolt jogviszonyt megjeleníti.
A biztosítotti bejelentéssel foglalkozók előtt nem ismeretlen, hogy ha a bejelentő a korábban bejelentett jogviszonyok/foglalkoztatottak vonatkozásában kíván bejelentést tenni, akkor azt a változás irányától függően kódokkal kell jelölnie. Erre három lehetősége van a felületen:
- a korábban bejelentett jogviszonyának módosítására/zárására (V), helyesbítésére (H), amit az „Aktuális jogviszony módosítása” funkciógomb megnyomását követően tehet meg,
- az adott foglalkoztatott vonatkozásában újabb jogviszonyt jelenthet be (U), ennek során a bejelentő a korábban bejelentett foglalkoztatottjának (azonosító) adatait is átemeltetheti a bejelentésbe az „Azonosító adatok betöltés” gomb használatával, végül
- a foglalkoztatónak lehetősége van a korábban bejelentett jogviszonyával kapcsolatos bejelentése visszavonására (T) a „Jogviszony törlése” opció választásával.
A működés hasznosságát a következőkben egy új jogviszony bejelentésének esetkörével vesszük végig.
A bejelentőt a program az „Új biztosítási jogviszony” kiválasztását követően átnavigálja a szolgáltatás „megtekintő/olvasó nézetéből” a „szerkesztő/bejelentő nézetébe”. Ez utóbbi nézetben tudja az eljáró személy a bejelenteni kívánt adatokat rögzíteni.
Mind az új jogviszony bejelentése, mind a korábban bejelentett jogviszonyok azonosítása során kiemelt jelentőséggel bírnak a foglalkoztatott azonosító adatai. A bejelentőnek a foglalkoztatott adóhatósági beazonosíthatósága, valamint a NEAK nyilvántartásba történő azonosítása érdekében meg kell adnia:
- a foglalkoztatott családi és utónevét,
- a foglalkoztatott adóazonosító jelét,
- a foglalkoztatott születési dátumát, valamint
- a foglalkoztatott tajszámát.
A NAV úgy segíti elő a bejelentés helyes kitöltését, hogy bizonyos adatmezők kitöltésekor azonnali és automatikus ellenőrzést hajt végre, így például nem valós (CDV hibás) adóazonosító jel esetén azonnal, míg nem létező, nem élő, nem összetartozó név és adóazonosító jel páros esetén az „Ellenőrzés”, vagy „Véglegesítés” gomb megnyomását követően hibaüzenetet ad vissza az adózó részére.
Ha az adózó nem biztos abban, hogy egy adott foglalkoztatott neve és adóazonosító jele összetartozik, vagy nem áll rendelkezésére a foglalkoztatott születési dátuma, akkor lehetősége van ezeknek ellenőrzésére, valamint a születési dátum nyilvántartásból történő átemelésére.
Erre a bejelentőnek úgy van lehetősége, hogy az azonosító adatok esetén az adóazonosító jel, vagy családi és utónév adatmezőkben (kitölthető részben) megjelenő kérdőjelre kattint és megadja a bejelenteni kívánt foglalkoztatott teljes nevét és adóazonosító jelét a felugró ablakban a „Lekérdezés indítása” gombra kattint. Ha a név és adóazonosító jel összetartozik, akkor a program a bejelentett jogviszonyok előtöltéséhez hasonló üzenetben „Sikeres lekérdezés” üzenetet jelez vissza és beemeli a nyilvántartásban tárolt születési dátumot.
Természetesen a szolgáltatás ebben a kérdésben is szem előtt tartja az adatvédelmi és titokvédelmi szabályokat, azaz kizárólag adóazonosító jel megadását követően nem jeleníti meg a teljes viselt nevet és születési dátumot.
Az azonosító adatok kitöltését követően a bejelentőnek be kell állítania a bejelentés jellegét, ha azt a program nem tette meg automatikusan (a példa szerinti új biztosítási jogviszony (U) esetén ez automatikus és a bejelentő által nem változtatható meg, ahogyan a jogviszony törlése (T) esetében sem), majd a jogviszony adatait szükséges megadnia.
Az új jogviszony létesítéséhez minden esetben szükséges – a ’T1041 jelű adatlaphoz hasonlóan:
1. a jogviszony kezdő dátumának,
2. a jogviszonykódnak,
3. meghatározott jogviszonyok esetén a FEOR kódnak,
4. a heti munkaidőnek
a bejelentése.
Ahogy korábban említettem, az új szolgáltatás kialakítása követi a ’T1041-es jelű adatlap 13. pótlapjának kialakítását, azaz az új jogviszony bejelentése során az adózónak az új jogviszony adatait a jobb oldali oszlopban szükséges megadni (13. pótlap „B” oszlop), míg a korábban bejelentett jogviszony adatait a NAV a bal oszlopba (13. pótlap „A” oszlop) emeli be.
A szolgáltatás lehetőséget biztosít olyan külföldi (nem magyar állampolgársággal rendelkező) foglalkoztatott adóazonosító jelének az igénylésére is, aki azzal még nem rendelkezik.
A NAV a helyes kitöltést segíti az egyes elemekben fix szerkezetben és a betöltött adattartalomban történő kereshetőség funkcióval, mely keresőfelület az oldal tetején a „Keresés a hozzáadható mezők között” elembe történő begépeléssel lehetséges. Emellett az egyes elemek, adatmezők értelmezhetősége érdekében súgókat lehet elérni. A súgó kattintást követően érhető el és tüntethető el. A NAV irányító, magyarázó szövegek súgóban történő beemelésével tájékoztatja a fontosabb szakmai szabályokról, a szolgáltatás helyes kitöltése érdekében.
Hasonlóan a többi, ONYA-n elérhető bejelentéshez, a szolgáltatás nagy előnye, hogy az „Ellenőrzés” gomb, vagy a beadás előtti „Véglegesítés” gomb megnyomását követően a NAV a szükséges vizsgálatokat teljeskörűen lefuttatja, azaz amellett, hogy (az ÁNYK-ban megismert módon) az adatmezők vonatkozásában logikai ellenőrzéseket hajt végre, a nyilvántartásban szereplő adatokkal való összevetést, azaz szakmai szempontú ellenőrzést is végez már a kitöltés során. Ha a nyilvántartási adatok alapján vélelmezhető, hogy a bejelentés hibás (mert pl. a változás olyan jogviszonyhoz kapcsolódik, mely bejelentettként nem található), akkor azt azonnal jelzi a bejelentő részére.
A hibák súlyosságukat tekintve három kategóriába sorolhatók, az ún. figyelmeztető hiba esetén a bejelentést be lehet nyújtani, azonban a normál hiba vagy súlyos hiba esetén a bejelentés olyan hiányosságban, hibában szenved, mely megakasztja a benyújtás folyamatát.
Azt, hogy konkrétan mely foglalkoztatott, adatbejelentés vonatkozásában hibás a bejelentés, az oldal tetején megjelenő hibaüzenet sávban a „Javítom” gomb megnyomásával és navigációt elősegítő nyilak segítségével lehet megkeresni az egyes, hibás adatelemek, adatmezők között. Ha az adózó bejelentése vonatkozásában a szolgáltatás nem talált hibát, vagy csak figyelmeztető hibát talált, akkor a szolgáltatáson keresztül a bejelentés benyújtható.
Az előzőeket összegezve, az ONYA felületen megjelenő „Biztosítotti bejelentés” szolgáltatás újításai közül a következőket tartom célszerűnek kiemelni:
1. A szolgáltatás lehetőséget biztosít a kitöltést megelőzően a NAV nyilvántartásában tárolt adatok megtekintésére és a NAV opcióként lehetőséget biztosít ezen adatok bejelentésbe történő átemelésére (nyilvántartási adatok megtekintése és kitöltés során beemelése);
2. A bejelentő az ONYA funkciói révén kereshet mind a fix adatmezők, mind a NAV által átemelt nyilvántartási adatok között (szerkezetben és tartalomban történő keresés lehetősége);
3. A kitöltést követően az adatmező elhagyása után – új mezőre kattintáskor – azonnal, míg az „Ellenőrzés” gomb megnyomását követően minden esetben tájékoztatást nyújt a bejelenteni kívánt adatok hibáiról;
4. A szolgáltatás az adatmezők mellett elhelyezett interaktív súgókkal nyújt iránymutatást a helyes bejelentésről;
5. A nyilvántartásban tárolt jogviszony adatok átemelésével a 13. pótlap kialakításának megfelelően a korábbi („A” oszlopban található) adatok kitöltésével a szolgáltatás jelentős mértékben csökkenti a beazonosíthatatlan jogviszony miatti hibák számát;
6. Az új jogviszony bejelentése során a NAV a foglalkoztatott azonosító adatainak meglétére és azok nyilvántartásbeli egyezőségére is kiemelt figyelmet fordít, visszajelzést nyújt arról, hogyha a nyilvántartás alapján a foglalkoztatott neve és adóazonosító jele nem tartozik össze, míg ellenkező esetben a nyilvántartásban tárolt (bejelentéshez szükséges) további azonosító adatot emel át a bejelentésbe (születési idő).
A „Biztosítotti bejelentés” szolgáltatás tehát egy olyan kezdeményezés a NAV részéről, mely segíteni és könnyíteni kíván az adózók adminisztrációs terhein. Csökkenteni kívánja a hibás bejelentések számát, valamint aktív és azonnali segítséget kíván nyújtani az adózók kitöltéssel kapcsolatos hibáinak orvoslásában.
A webes felületen való működés elsősorban a mikro-, kis- és közepes méretű vállalkozások, valamint az egyéni vállalkozók számára könnyíti meg a foglalkoztatotti bejelentések teljesítését, a kisebb foglalkoztatotti létszám miatt.
A szolgáltatás fejlesztése folyamatban van annak érdekében, hogy a csoportos („tömeges”), nagyobb számú foglalkoztatottak, valamint nagyobb foglalkoztatók bejelentési lehetőségét támogathassa a NAV, többek között az előre meghatározott xml struktúra betöltésének biztosításával és a nyilvántartási adatok átemelése funkció fejlesztésével (pl.: több foglalkoztatott egyidejű kiválasztását és átemelését, valamint a jogviszony adatok bejelentésen belüli másolását teszi majd lehetővé az adózók részére). Emellett az ügyfelek informatikai programjai, rendszerei és a NAV rendszere közötti „gép-gép” kapcsolat új elektronikus csatornaként/bejelentési módként szintén felmerülhet, mellyel mellőzhetővé válna a manuális (humán) közbeavatkozás. A „gép-gép” kapcsolat továbbá lehetőséget biztosíthatna arra is, hogy megtörténhessen a korábban bejelentett foglalkoztatotti adatok teljes, vagy részleges előtöltése, a bejelenteni/rögzíteni kívánt adatok formális és szakmai (NAV nyilvántartásával összevetett) ellenőrzése.
Az említett fejlesztési lehetőségek így egy olyan szolgáltatás képét vetítik előre, melyre az adózókat terhelő adókötelezettségek megkönnyítése szempontjából érdemes várni.
1) A Tbj. 6. §-a alapján pl.: a munkaviszony biztosítotti jogviszonynak minősül.
2) Mezőcsoport: az adózó által bejelenthető adatmezők gyűjtő csoportja/összesítő kategóriája, mely külön megnevezéssel ellátható. Az ONYA hierarchikus felépítésében a 3. szinten, azaz a 1. szint „Csempék”, 2. szint „Almenük” alatt helyezkedik el.