Adatok zártan történő kezeléséről

✎ Dr. Mátés Zoltán

A közigazgatási ügyekben általában is, de az adóügyek intézése során még hangsúlyosabban befolyásolja a bizonyítás hatékonyságát a tanúzási, nyilatkozattételi hajlandóság, amely nagymértékben függ attól, hogy az érintett személynek jár-e bármiféle hátránnyal, ha nyilatkozatot tesz.

Tekintettel arra, hogy a tanúskodás kikényszeríthető kötelezettség, és a jog által szankcionálható kötelezettségek túlsúlya jellemzi, szükségessé vált a tanú érdekeit is figyelembe vevő szabályok megalkotása.
Az úgynevezett „védett tanú” intézményét a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (továbbiakban: Ket.) 39/A.§-a rögzíti, amelynek többszöri módosítását követően, a korábbi szabályozás helyébe lépett rendelkezéseivel a jogalkotó egyértelműbb, részletesebb szabályokat nyújt az adatok zártan történő kezelésére, és annak személyi hatályát is kiterjesztette.

Kérelem 

A fent hivatkozott jogszabályhely (1) bekezdése szerint indokolt kérelem esetén a hatóság elrendeli az érintett személy természetes személyazonosító adatainak és lakcímének zárt kezelését, ha a kérelmet előterjesztő valószínűsíti, hogy őt az eljárásban való közreműködése miatt súlyosan hátrányos következmény érheti.
A törvény egyebekben egyértelműen rögzíti, hogy eljárásbeli helyzetük szerint kizárólag mely személyek kérhetik az adatok zárt kezelését, ezek a tanú, a tolmács, a szemletárgy birtokosa, a hivatalbóli eljárást kezdeményező személy és a szakértő.
A hatósági ügyekben leggyakrabban, leghangsúlyosabban a tanú jelenik meg, mint aki a kérdéses tényt bizonyíthatja, de a szabályozás az eljárási cselekmények során megjelenő egyéb személyeknek is biztosítja a lehetőséget az adataik zártan történő kezelésére.
A kérelem előterjesztésére gyakorlatilag attól az időponttól nyílik lehetőség, amikor az érintett tudomást szerez eljárásban történő részvételéről, például amikor az idézést, értesítést, vagy a kirendelésről szóló végzést közlik vele.
A jog gyakorlása érdekében a hatóság az adott hivatalos iraton célszerűen tájékoztatja az ügyfelet az adatok zártan történő kezelésének lehetőségéről.
Továbbá a tanúmeghallgatásról szóló jegyzőkönyvben rögzíteni kell a tanú nyilatkozatát arról, hogy kíván-e kérelmet előterjeszteni az adatainak zárt kezelése érdekében.
Amennyiben a tanú a nyilatkozattétele során még nem kéri az adatainak zárt kezelését, arra irányuló kérelemét a későbbiekben is, az eljárás során bármikor előterjesztheti, arra vonatkozóan határidőt a hatóság nem határozhat meg, ezen jogát nem korlátozhatja.
A jogszabály a kérelem indokoltságánál megelégszik a valószínűsítéssel, amelyet helyesnek tűnik tágan kezelni, így a kérelmező előadása elégséges alátámasztás lehet, ha az üggyel összefüggő és életszerű.
További garanciát nyújt az adatok védelmére az a módosított szabály, hogy a végzést kizárólag a kérelmet előterjesztővel kell közölni.

Zártan kezelt adatok köre és megismerhetőségük

A zárt kezelés az érintett természetes személyazonosító adatait és a lakcímét érinti.
Ezzel összefüggésben iránymutató szabályt a személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról szóló 1996. évi XX. törvény 4.§ (4) bekezdése tartalmaz, amely szerint a természetes személyazonosító adat a polgár családi és utóneve, születési családi és utóneve, születési helye és ideje, anyja születési családi és utóneve.
A Ket. konkrétan meghatározza, hogy a zártan kezelt adatok megismerésére csak az ügyintéző, a jegyzőkönyvvezető és a leíró, a hatóság vezetője, a felügyeleti szerv, valamint a fellebbezés elbírálására jogosult hatóság erre felhatalmazott ügyintézője és vezetője, az illetékes ügyész és a bírósági felülvizsgálat során eljáró bíró jogosult.
Az adatok megismerhetőségnek szűk körre történő korlátozása miatt is látható, hogy az eljáró hatóság, esetleg a bíróság vagy az ügyészség felelőssége az, hogy a zárt kezelés szabályszerűen megvalósuljon az egész eljárás során.

Iratbetekintési jog biztosítása

A szabályozás szerint az adatokat a hatóságnak az ügy iratai között elkülönítve, zártan kell kezelnie, és biztosítania kell, hogy azok eljárási cselekmények során ne váljanak megismerhetővé.
Az iratbetekintési jog biztosítása érdekében a hatóság kivonatot készít az eljárás során keletkezett iratokról akként, hogy abból a meghatározott személy kilétére vonatkozó következtetés ne legyen levonható.
A kivonatolt iratnak a jogszabályban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek egyebekben megfelelőnek kell lennie.
A törvény többek között az ügyfél írásbeli nyilatkozatára sem állapít meg tartalmi vagy formai követelményeket, így gyakorlati tapasztalat alapján kell elkészíteni azt.
A kivonat ne csupán az illető adatait, aláírását ne tartalmazza, hanem olyan utalásokat sem, amelyek alapján a tanú kiléte megállapítható.
Ket. 73. § (1) bekezdése alapján a döntés csak olyan védett adatot tartalmazhat, amelyet az iratbetekintés szabályai szerint megismerhet az, akivel a döntést közlik.
A döntést úgy kell megszövegezni, hogy abból ne legyen levonható következtetés annak a személynek a kilétére vonatkozóan, akinek a természetes személyazonosító adatai és lakcíme zárt kezelését rendelték el.
Elegendő például egy „a lakásom ablakából láttam” kezdetű mondat a jegyzőkönyvben tekintettel arra, ha valamely cselekmény helyszínét csak egyetlen szomszédos ház ablakából lehet látni, akkor az ügyfél az idézett szöveg alapján egyértelműen meg tudja állapítani a tanú kilétét.
Amennyiben az adott eljárás során több személy adatait kezeli zártan a hatóság, a zárt kezelés teljes körű megvalósítása érdekében célszerű valamilyen egyedi jelzéssel, sorszámozással ellátni az egyes védett személy által előadottakat.
Egyedi jelzés, sorszámozás alkalmazásával például az adott ügyben hozott döntés indokolási részében átlátható, egyértelmű módon lehet hivatkozni az egyes védett tanú által előadott bizonyítékokra.
A védett személy adatait tartalmazó eredeti iratokat az ügy iratai között elkülönítetten, zárt, lepecsételt borítékban kell elhelyezni.
A Ket. 49. §-a alapján nincs helye az ügyfél értesítésének és zárt meghallgatást vagy szemlét kell tartani, ha a meghallgatandó tanú, szakértő vagy a szemletárgy birtokosa természetes személyazonosító adatainak és lakcímének zárt kezelését rendelték el, és a meghallgatás vagy szemle során a zártan kezelt adatok védelme nem biztosítható.
A fentiek alapján a hatóságnak kell megtenni a szükséges eljárás-szervezési intézkedéseket a zártan kezelt adatok védelme érdekében.
Olyan ügyben, amelyben több tanú is részt vesz, nem szabad a meghallgatni kívánt tanúkat azonos időpontra, de még szorosan egymást követő sorrendben sem idézni, mert így akár a tanúk, akár az ügyfél könnyen következtethet rá, hogy kitől származik a személyazonosító adatokat nem tartalmazó jegyzőkönyvbe foglalt vallomás.

Adóügyekre vonatkozó értelmezés

Az Art. 48.§ (1) bekezdésének hatályos szövege egyértelművé tette, hogy az Art. szerinti nyilatkozattétel nem azonos a Ket. szerinti tanú meghallgatással.
Adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 12.§ (3) bekezdés c) pontja szerint nem tekinthet be az adózó a tanú vagy az eljárásban részt vevő más személy természetes személyazonosító adatait tartalmazó jegyzőkönyvbe (iratba), ha az adóhatóság ezen adatokat zártan kezeli.
Tekintettel arra, hogy az Art. értelmező rendelkezést az eljárásban részt vevő más személy fogalmára vonatkozóan nem tartalmaz, így azt a szavak általános jelentése alapján lehet megítélni, melynek értelmében az adóigazgatási eljárásban az Art. 48.§ (1) bekezdése alapján nyilatkozatot tevő személy is ebbe a kategóriába tartozik, így lehetőség van az adatainak zárt kezelését elrendelni.
Összegzésként megállapítható, hogy az adatok zárt kezelésére irányuló kérelem elbírálása során a jogszabályi rendelkezéseket – többek között előre nem látható, hatóságként meg nem ítélhető sérelem megelőzése érdekében – célravezető tágan értelmezni, és helyt adni az egyébként egyértelmű, világos kérelmeknek.