Ügyfélbarát megoldások az adóügyek elektronikus intézésére vonatkozó képviselet területén

✎ Dr. Paulik Ivett

A közigazgatásban évek óta törekvés, hogy az elektronikus ügyintézés előtérbe kerüljön a személyes, pa­pír alapú ügyintézéssel szemben. Az elektronikus ügy­in­tézés törvényi feltételeit a szabályozott elektronikus ügy­intézési szolgáltatásokról és az állam által köte­lezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/ 2012. (IV. 21.) Korm. rendelet teremtette meg, mely a szabá­lyo­zott elektronikus ügyintézési szolgál­ta­tások követelmé­nyei mellett a szolgáltatások fajtáit is felsorolja.
A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) a többi közigazgatási szervhez hasonlóan szin­tén igyekszik az informatikai fejlesztéseket kihasz­nál­va, minél egyszerűbbé és ügyfélközpontúbbá tenni az eljárásait a jogszabályok adta kereteken belül.
Az adóügyek elektronikus intézésére vonatkozó kép­viselet szabályait egyrészt az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvényben (a továbbiakban: Art.), másrészt az adóügyek állami adóhatóság előtt tör­ténő elektronikus intézésének szabályairól és egyéb adózási tárgyú miniszteri rendeletek módo­sításáról szóló 47/2013. (XI. 7.) NGM rendeletben (a továbbiakban: Rendelet) lehet megtalálni.
A NAV az EKOP-2.1.13-2012-2012-0001 azonosító­szá­mú „Ügyfélkapcsolatok fejlesztése” kiemelt pro­jekt „Jogosultsági rendszer fejlesztése” részprojekt­jé­ben vállalt kötelezettséget arra, hogy a cégbejegyzésre kötelezett gazdasági társaságok, és a későbbiekben a költségvetési szervezetek, az egyesületek, társa­dalmi szervezetek esetén a cégbíróságoktól az egyablakos rendszeren keresztül a NAV egységes adóalany- és ügyfélnyilvántartásába érkezett adatok alapján automatikusan képezze meg a szervezetek törvényes képviselői részére az adóügyekre vonatko­zó elektronikus ügyintézési jogosultságot.
A fejlesztés további célja volt egy olyan elektronikus felület kialakítása az Ügyfélkapun, ahol az azonosítást követően a társaságok törvényes képviselői adhatnak meghatalmazást más személy részére az adóügyek elektronikus intézésére, amely magában foglalja ezen felület alkalmassá tételét elektronikus meghatalmazás fogadására, s mindezen információknak a NAV egységes képvi­seleti nyilvántartása felé történő átadására.
A fejlesztések az adóügyek elektronikus intézésére vonat­kozó képviselet tekintetében történtek meg. A cél az, hogy az adózók minél szélesebb körére kiterjedjenek a könnyí­tések, ezért egy következő körben, a jövőben kerülhet majd sor a meghatalmazás adásnak és a törvényes kép­viselők automatikus jogosultság-képzésének a vámhatóság előtt intézhető ügyekre való kiterjesztésére.

1. A törvényes képviselők automatikus jogosultság-képzése

A projektben megvalósult fejlesztés nagymértékben egy­sze­rűsítette az adózók képviselőinek elektronikus ügyin­tézésre vonatkozó bejelentkezését az állami adóhatósághoz (a továbbiakban: adóhatóság), valamint csökkentette az ad­minisztrációs terheket. A fejlesztéseket megelőzően ugyanis amennyiben a gazdasági társaságok törvényes kép­viselő elektronikusan szerettek volna a gazdasági társa­ság adóügyeiben eljárni, abban az esetben külön bejelentést kellett tenniük a NAV felé, mely alapján az elektronikus ügyintézésre vonatkozó jogosultságot megkaphatták.
Tekintettel arra, hogy a törvényes képviselők elektronikus ügyintézésére vonatkozó adatok a NAV rendelkezésére álltak, ezért az önálló képviseleti joggal rendelkező törvé­nyes kép­viselőknek meg lehetett képezni az elektronikus ügyin­té­zésre vonatkozó jogosultságokat.  Az automatikus jogképzés 2014. év végén megtörtént, melyről a képviselők elektronikus úton az ügyfélkapus tárhelyükre értesítést kaptak.
Az együttes képviseleti jogú törvényes képviselők esetén azonban, tekintettel arra, hogy az adóhatóságnak nem állt rendelkezésére az az információ, hogy mely törvényes kép­vi­selő kivel jogosult és pontosan mely ügyekben eljárni, a NAV elektronikus üzenetben kérte a képviselőket, hogy nyilatkozzanak az Ügyfélkapun arról, hogy mely másik törvényes képviselővel jogosultak eljárni, és mely ügyek­ben. A törvényes képviselők a nyilatkozatukat az Ügyfél­kapun található „Képviseletek” menü „Együttes képvise­leti jogú törvényes képviselők” pontjában tehetik meg. A nyilatkozattétel hasonló ahhoz, mintha az adózók egy, az adóügyek elektronikus képviseleti jogára vonatkozó bejelentés (15T180 jelű adatlap) meghatározott adatait töl­tenék ki.
A jogosultságképzésre vonatkozó adatokat a NAV a cégbíróságok adatközlése alapján kapta meg, ugyanis az Art. 17. § (1) bekezdés b) pontja alapján a gazdasági társaságok a cégbírósághoz intézett bejegyzés iránti kérelem (kitöl­tött nyomtatvány) és mellékletei benyújtásával kérik az adó­szám megállapítását, és teljesítik az adóhatósághoz történő bejelentkezési kötelezettségüket, mely adatokat a cégbíróságok elektronikusan megküldenek az adóhatóságnak.
Annak a törvényes képviselőnek, aki nem szeretne élni az őt ipso iure megillető, és automatikusan megképzett jo­go­sultságával, nem kell semmit sem tennie. Amennyiben nem szeretne értesítéseket kapni az adóhatóságtól, abban az esetben a 15T182 jelű adatlap benyújtásával, vagy az Ügyfélkapu „Képviseletek” menüjében található „Aktuális jogosultságok” ponton belül a „Elektronikus képviseleti jog törlése” pontban jelezheti, hogy nem kíván ezzel a jogával élni.
A civil egyablak teljes indulását és „finomhangolását” kö­vetően a civil szervezetek (pl. köz­alapítványok, egyesületek, kama­rák) törvényes képviselői közül azon személyek számára is meg­ké­pezi a NAV az adóügyek elektronikus intézésére vonatkozó jogosultságot, akik korábban az adóható­ság­hoz, illetve az Országos Bírósági Hivatalhoz bejelentették az adóazonosító jelüket.

2. Az adóügyek elektronikus intézésére vonatkozó állandó meghatalmazások bejelentésének megreformálása

Az adóügyek elektronikus intézé­sére vonatkozó állandó meg­ha­tal­ma­zások bejelentésére vonatkozó szabályozás ér­tel­mé­ben 2014-ig az állandó meghatalmazást minden esetben papír alapon kellett első alkalommal bejelenteni, mely­hez csatolni kellett a meghatalmazást is.

Az EKOP projekt keretében az Ügyfélkapun kialakított „Képviseletek” menüpontban adhatnak a gazdasági tár­sa­ságok törvényes képviselői meghatalmazást más szemé­lyek­nek. A vonatkozó jogszabályok 2015. január 1-jétől ad­nak arra lehetőséget, hogy első alkalommal is a webes felületen jelentsék be a törvényes képviselők a megha­tal­mazást. A Rendelet 3. § (5) bekezdése alapján az adóügyek elektronikus intézésére vonatkozó állandó meghatal­ma­zást első alkalommal továbbra is papír alapon kell benyújtani, azonban a jogszabály alapján a törvényes képviselő a webes felületen is bejelentheti első alkalommal az állandó meghatalmazottat, az elektronikus irattá alakított (jellemzően szkennelt) meghatalmazás egyidejű csatolásával. A meg­hatalmazás ebben az esetben a meghatalmazott jóváhagyásával válik érvényessé, amely egy plusz biztonsági elem.
Az Ügyfélkapu „Képviseletek” menüpontjában adott meg­hatalmazás esetén egy ugyanolyan jellegű bejelentés történik, mintha az adózó a képviseleti jogosultság bejelentésére szolgáló adatlapot nyújtaná be, azonban ebben az esetben nem kell a nyomtatvány kitöltéséhez szükséges Általános Nyomtatványkitöltő programot, valamint a bejelentésre szolgáló 15T180 jelű adatlapot letölteni, elegendő csupán az Ügyfélkapun bejelentkezni.
A bejelentésre szolgáló felület a 15T180 jelű adatlap adattartalmát követi, a képviselt adózó adatainak kivételével szinte ugyanazokat az adatokat kell kitöl­teni, mint az adatlapon. A felületen az Általános Nyom­tatványkitöltő programnál már megszokott segítsé­get jelentő hibaüzenetek és figyelmeztetések ebben az esetben is működnek. Amennyiben a tör­vényes képviselő véglegesíti a meghatalmazást, és azt a kép­viselő jóváhagyja, egy „virtuális” adatlap kerül a nyom­tatvány feldolgozó rendszerbe, és a feldolgozási folyamat megegyezik a papíron, vagy elektronikusan benyújtott 15T180 jelű adatlap feldolgozásával.
A felüle­ten lehetőség van arra is, hogy a korábban bejelentett, és a NAV nyilvántartásában szereplő meg­ha­talmazásokat visszavonják a képviselők. Eb­ben az esetben egy, a kép­viseleti jogosultság meg­szű­nésére vonatkozó (15T182 jelű) adatlap adatait tar­talmazó felület jelenik meg, amelyben csak néhány, a megszűnésre vonatkozó adatot kell kitölteni, tehát ebben az esetben sem kell semmilyen háttérprogramot, és nyomtatványt letölteni a bejelentés teljesí­té­sé­hez. A kép­viseleti jog visszavonása esetén nem szük­séges a meghatal­ma­zott jóváhagyása. A vissza­vonás véglegesí­té­sét követően a bejelentés „virtuális” adatlapként kerül a NAV rendsze­rébe, ahol a feldolgozása megegyezik a „hagyományos” módon benyújtott adat­lapok feldolgozásával.

A meghatalmazás bejelentése, valamint a kép­vi­se­leti jo­go­sultság megszűnésének bejelentése esetén informatikai adatok, informatikai úton kerülnek a szakrendszerekbe, a feldolgozás folyamatában a pa­píros út kiküszöbölődik, továbbá néhány kivételtől eltekintve a feldolgozás automatikus, kivéve azokat az eseteket, amikor programmal nem helyettesíthető az ellenőrzés (pl. a meghatalmazás vizsgálata).

3. Az EKOP-2.1.13. Jogosultsági rendszer fejlesztése részprojekt keretében kialakított webes felület bemutatása

A www.magyarorszag.hu honlapon, az Ügy­félkapun belépve, az eBEV szol­gál­tatások menüpontban a „Kép­viseletek” menüben lehet az állandó meghatalmazásokat bejelenteni, valamint itt lehet az együttes törvényes képviseleti jogról is nyilatkozni. A felület alkalmas arra is, hogy az elektronikus képviselet bejelentésére szolgáló adat­lapon bejelentett, és a NAV kép­viseleti nyilván­tartásában jelenleg is szereplő képviselők megte­kint­hessék egy-egy képviselt adózóra vonatkozóan a jogosultságaikat.

A „Saját adatok” menüpontban jelennek meg a NAV képviseleti nyilvántartásában jelenleg is szereplő adatok. Az oldal a jelenleg hatályos adatokat tartalmazza, olyan szerkezetben, ahogyan azt a képviselő bejelentette. Ha például a képviselő a 2014. év elején használatos, vagy annál korábbi adatlapon jelentette be a képviseleti jogosultságát, akkor annak megfelelően jelennek meg a jogosultságai is a felületen.

A „Jogosultságok megtekintése” gombra kattintva lát­szanak (pipával jelölve) a nyilvántartott, érvényes jogosultságok.

A meghatalmazások menüpontban hozhatnak létre a törvényes képviselők új meghatalmazást, illetve ebben a menüpontban lehet törölni a még nem véglegesített, nem élő meghatalmazásokat. Lehetőség van továbbá a képviseleti jogosultságokat megtekinteni, illetve a nem véglegesített, az adóhatóságnak még el nem küldött meghatalmazásokat ebben a menüpontban módosíthatják a törvényes képviselők (a módosítás tehát ebben a tekintetben nem azonos a változás-bejelentéssel).

Az „Aktuális jogosultságok” menüpontban a képviselő adóhatóság által nyilvántartott, és az elektronikus ügyintézésre (bizonylatok benyújtására, az adóügyekben történő elektronikus eljárásra) vonatkozó élő jogosultságai, valamint a többi elektronikus ügyintézésre jogosult képviselő adatai látszanak.

4. A jövőre vonatkozó törekvések

A NAV előtti képviselet bejelentésére jelenleg több nyomtatvány szolgál, attól függően kell különböző adatlapon tenni a bejelentéseket, hogy a képviseleti jogosultság a személyes, vagy elektronikus ügy­in­té­zésre, vagy milyen jellegű ügyekre vonatkozik. Az adóhatóság a bejelentések egyszerűsítése érdekében tervezi az adatlapok egységesítését oly módon, hogy minél egyszerűbben, lehetőség szerint egy adatlapon lehessen a különböző fajtájú ügyekre vonatkozó állandó meghatalmazások bejelentését teljesíteni. Ezt követően az adó- és vámügyek képviselő által történő intézésére vonatkozó egységes bejelentés a követke­ző nagy fejlesztés, mely az adózók terheit hivatott csökkenteni. Az egységes bejelentés során figyelemmel kell lenni arra, hogy minden, a képviseletre vonatkozó adatot be lehessen jelenteni a jövőben kialakításra kerülő új adatlapon.
A képviselet bejelentésére szolgáló webes felület beve­zetését követően még számos olyan terület van, ahol egyszerűbbé, ügyfélközpontúbbá lehet tenni az eljárásokat. Minden esetben szem előtt kell tartani azonban, hogy az alkalmazások megfeleljenek a vonatkozó jogszabályi előírásoknak, hiszen az Art. is alapelvi szinten fogalmazza meg az adóhatóság törvényeknek megfelelő eljárási kö­telezettségét.